Som arbejdsgiver er det vigtigt at forstå de korrekte procedurer for udbetaling af løn til dine medarbejdere. Lønudbetaling er mere end blot at overføre penge fra en konto til en anden; det indebærer juridiske krav såsom tilbageholdelse af skat, betaling af overarbejde og ydelse af fordele. Denne vejledning giver et omfattende overblik over processer og regler i forbindelse med lønudbetaling. Hvis du vil outsource løn, så klik ind her. Gå til link.
Krav til lønudbetaling
Fair Labor Standards Act (FLSA) kræver, at arbejdsgivere skal betale deres ansatte mindst én gang om måneden eller halvårligt på bestemte dage. Det betyder, at arbejdsgiverne skal udpege bestemte datoer for lønningsdag og holde sig til dem. Arbejdsgiverne bør sørge for, at alle medarbejdere er klar over lønningsdagsplanen på forhånd, så de kan planlægge i overensstemmelse hermed. Derudover bør arbejdsgiverne også føre nøjagtige optegnelser over, hvornår lønnen er blevet udbetalt og for hvilken periode
Indholdsskat
Arbejdsgiverne er også ansvarlige for at tilbageholde skatter fra medarbejdernes løn. De føderale indkomstskatter skal tilbageholdes fra lønningerne på grundlag af medarbejderens W-4-formular og indbetales rettidigt til IRS. Arbejdsgiverne skal også tilbageholde socialsikringsbidrag, Medicare, statslige indkomstskatter, lokale skatter og andre gældende fradrag, der kræves i henhold til loven. Disse tilbageholdelser skal indberettes hvert kvartal på formular 941 (Arbejdsgiverens kvartalsvise føderale skatteregnskab)
Overtidsbetaling
I henhold til FLSA har medarbejdere, der arbejder mere end 40 timer om ugen, ret til overarbejdsbetaling på 1,5 gange deres normale lønsats for alle timer, der arbejdes over 40 timer om ugen. Ud over dette føderale krav kan nogle stater have deres egne love om overtidsbetaling, som arbejdsgiverne også skal overholde. Det er vigtigt for arbejdsgiverne at holde nøjagtigt styr på medarbejdernes arbejdstimer, så overtidsbetaling kan beregnes korrekt og udbetales hurtigt, når den forfalder.
Lønningsmæssige fordele
Nogle arbejdsgivere vælger at tilbyde yderligere fordele ud over lønnen eller timelønnen, f.eks. feriedage eller sygeforsikringsdækning. Afhængigt af hvilken type ydelse der tilbydes, og hvordan den er struktureret, kan disse ydelser være underlagt beskatning eller kræve yderligere indberetningskrav fra arbejdsgiveren under visse omstændigheder. Arbejdsgiverne bør rådføre sig med en juridisk rådgiver eller skatterådgiver, inden de tilbyder lønfordelinger, så de kan sikre, at de overholder alle gældende love og bestemmelser vedrørende disse fordele
Der er mange juridiske krav, som skal overholdes, for at arbejdsgiverens lønudbetalingspraksis fortsat er i overensstemmelse med forbunds- og delstatslovgivningen. Ved at forstå disse krav på forhånd kan en arbejdsgiver sikre sig, at han/hun følger alle nødvendige regler, når det er tid til at udbetale sine medarbejderes lønninger eller timelønninger hver periode – og undgå dyre bøder på vejen!
